Visselblåsarpolicy

1. Syfte och tillämpning
Denna visselblåsarpolicy fastställs för att uppmuntra och möjliggöra rapportering av missförhållanden som rör Mellanvik AB och dotterbolaget Österlen Assistans AB. Denna policy är avsedd att säkerställa att sådana rapporter kan göras anonymt, muntligt eller personligt med mötesförfrågan och att de hanteras
på ett professionellt och rättvist sätt.

2. Visselblåsningens definition
Visselblåsning enligt denna policy definieras som rapportering av missförhållanden som avser:

a) ALLMÄNINTRESSE: Situationer där handlingar, underlåtenhet att handla eller andra omständigheter är av allmänt intresse och kan påverka Mellanvik AB med dotterbolag eller dess intressenter negativt. Detta inkluderar men är inte begränsat till olaglig verksamhet, bedrägeri, korruption, oetiskt beteende, diskriminering och farliga arbetsförhållanden.

b) ALLMÄNNA KLAGOMÅL: på kollegor, lön eller andra saker som kan ha en stor betydelse internt, men inte externt hos 3:e person är generellt sett inte en visselblåsning. Dessa ärenden bör i första led lyftas med närmsta chef. Om en person anser att hen inte får gehör, då bör vår visselblåsarfunktion användas, oavsett om ärendet per definition är ett klagomål eller en regelrätt visselblåsning.

3. Rapporteringskanaler
Mellanvik AB och dotterbolaget Österlen Assistans AB tillhandahåller samtliga vägar för visselblåsning enligt lag:

a) ANONYM RAPPORTERING: Företaget har inrättat ett anonymt rapporteringssystem där anställda, leverantörer, kunder och andra intressenter kan rapportera missförhållanden utan att avslöja sin identitet. Rapportörer uppmanas att vara så detaljerade som möjligt för att underlätta utredningen. Den anonyma vägen för visselblåsning är säker där ingen personlig information delas med oss som mottagare samtidigt som vi, företaget, kan kommunicera med visselblåsaren.

b) MUNTLIG RAPPORTERING: Anställda har rätt att rapportera missförhållanden muntligt till sin närmaste chef, överordnad chef eller den oberoende gruppen som ansvarar för att hantera visselblåsning. Muntlig rapportering ska dokumenteras och behandlas konfidentiellt, genom vår funktion skickar visselblåsaren in sin ljudfil där återkoppling sker i skrift.

c) PERSONLIG RAPPORTERING MED MÖTESFÖRFRÅGAN: Anställda har möjlighet att ansöka om ett personligt möte med den oberoende gruppen för att diskutera missförhållanden och ge ytterligare information. Sådana möten ska hållas konfidentiellt och respektera rapportörens integritet. Genom vår visselblåsarfunktion kan visselblåsaren skapa en mötesförfrågan.

4. Oberoende Grupp
Mellanvik AB och dotterbolaget Österlen Assistans AB har tillsatt en oberoende grupp bestående av kvalificerade och opartiska individer som är ansvariga för att utreda och behandla visselblåsning. Denna grupp har rätt att anlita jurister och advokater för att stödja utredningen vid behov. Vår grupp består av: VD Jerry Håkansson, Verksamhetschef Jennika Grimmesjö, Ekonomiansvarig Una Käck.

5. Konfidentialitet och Integritet
All information som samlas in i samband med visselblåsning, inklusive rapportörens identitet, ska behandlas konfidentiellt och endast avslöjas i den utsträckning som krävs för att genomföra en noggrann utredning. Åtgärder för att skydda rapportörens integritet kommer att vidtas.

6. Skydd mot repressalier
Mellanvik AB och dotterbolaget Österlen Assistans AB förbinder sig att skydda visselblåsare mot repressalier, trakasserier eller diskriminering som följd av deras visselblåsning. Alla sådana incidenter ska behandlas omedelbart och konsekvent.

7. Åtgärder och Följder
a) Om utredningen bekräftar missförhållandet: kommer lämpliga åtgärder att vidtas för att rätta till situationen och eventuellt rapportera det till myndigheterna om det krävs. Rapportören kommer att informeras om resultatet av utredningen inom rimlig tid.

b) Tidsplan enligt lag: Vår visselblåsarfunktion bekräftar mottagandet enligt “7-dagars regeln”, detta görs för att bekräfta att systemfel inte uppstått samtidigt som vår utsedda grupp för visselblåsning blir informerade i alla enheter. Därefter kommer vi som företag att hantera ärendet och ta ett beslut i enskilt ärende inom 3 månader.

8. Utvärdering och Uppdatering
Denna policy kommer att utvärderas och uppdateras regelbundet för att säkerställa att den är effektiv och följer lagar och regler om visselblåsning.

9. Kontaktinformation
För att rapportera ett missförhållande, använd någon av de angivna rapporteringskanalerna. Generella klagomål ska inte rapporteras i visselblåsarkanalen. Denna policy är avsedd att uppmuntra och stödja en kultur av ärlighet, integritet och ansvar inom Mellanvik AB och dotterbolaget Österlen Assistans AB. Vi uppmanar alla intressenter att aktivt delta i att säkerställa att vårt företag förblir en plats där missförhållanden kan rapporteras tryggt och rättvist.

Mellanvik AB och dotterbolaget Österlen Assistans AB förbehåller oss rätten att uppdatera denna policy.

Rapportera ett visselblåsarärende

Klicka på knappen för att göra en anmälan.